Những việc doanh nghiệp cần làm khi sáp nhập tỉnh, thay đổi địa giới hành chính

Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Công ty Luật TNHH Youme trả lời: Việc thay đổi địa giới hành chính có thể dẫn đến thay đổi tên gọi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, dù thực tế không di chuyển trụ sở. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý và thống nhất trong các giao dịch.

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng theo đơn vị hành chính, kèm theo số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có). Khoản 1 Điều 20 luật này quy định, mọi thay đổi liên quan đến nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm địa chỉ trụ sở, đều phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Điểm a Khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn: Trường hợp thay đổi tên gọi địa chỉ (do điều chỉnh địa giới hành chính) nhưng không thuộc các trường hợp thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp theo các Điều 47–55 của Nghị định, doanh nghiệp vẫn phải gửi thông báo cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Cơ quan đăng ký sẽ tiếp nhận, thẩm định và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thông tin mới.

Việc chủ động cập nhật địa chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự thống nhất trong hồ sơ pháp lý, tài liệu giao dịch.

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đồng bộ thông tin trên các giấy tờ quan trọng như: con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, hợp đồng và các chứng từ có giá trị khác.

Cùng với đó, địa chỉ mới cũng cần được cập nhật trên bảng hiệu công ty, website, bao bì, danh thiếp, tài liệu marketing và các kênh liên lạc chính thức để đảm bảo khách hàng, đối tác có thể dễ dàng liên hệ.

Việc thông báo thay đổi địa chỉ đến các bên liên quan cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.

Thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp khi thay đổi địa giới hành chính

Doanh nghiệp chuẩn bị 1 bộ hồ sơ bao gồm:

Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:

Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;

Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia.